СТАТЬИ

Как выбрать площадку для организации выпускного вечера?
На площадках Холдинга EventMoskva ежегодно проводятся выпускные вечера для школьников и студентов. Для многих организаторов (родителей или представителей студенческого актива) это первый опыт проведения подобных мероприятий. Поэтому мы решили рассказать о некоторых нюансах, которые стоит учитывать тем, кому предстоит организация выпускного вечера. Надеемся, наши советы будут полезны.
Бюджет.
Стоимость организации выпускного вечера зависит от типа заведения (клуб, ресторан, кафе, банкетный зал и т. д.), его оснащенности, уровня услуг. Немаловажную роль будет играть и расположение: площадки в центре города стоят дороже, чем в спальных районах. Реально оценивайте финансовые возможности! Еще на этапе планирования узнайте примерные цены разных площадок и соотнесите это с бюджетом. Конечно же, не стоит расходовать все собранные деньги только на площадку (важно еще и развлекательную программу организовать), но в то же время вы должны понимать, что площадка – это «фундамент» выпускного вечера, не только место и атмосфера, но также сервис и безопасность.
Интерьер.
Важное правило организации выпускного – выбирайте площадку под концепцию мероприятия. Если запланирован торжественный выпускной вечер, то интерьер зала должен соответствовать. Мы бы не рекомендовали арендовать всевозможные лофты и подобные «пустые» залы, в которые придется завозить все, в том числе декор. Рациональнее будет выбор площадки с готовым дизайнерским решением.
Оснащение и услуги площадки.
Еще раз обращаем ваше внимание на то, что площадки бывают «пустые» и оснащенные. Первые – дешевле, но в этом случае вам придется отдельно заказывать мебель, организацию питания, арендовать звуковую и световую аппаратуру и так далее. Все вместе выйдет дороже и при этом доставит массу хлопот. Гораздо проще выбрать площадку для выпускного, которая оснащена звуковым и световым оборудованием, имеет собственную банкетную службу и обслуживающий персонал.
Время на подготовку зала.
Этот момент нужно не только проговаривать, но и фиксировать в договоре! Выясните сразу с какого времени возможен заезд на площадку для подготовки: декораторам – оформить зал, артистам и выпускникам – порепетировать, техникам – настроить аппаратуру. В одних заведениях вам предоставят для этого целый день, а в других – всего пару часов до начала выпускного вечера. Обязательно уточняйте этот момент и соотносите со своими планами. Если запланированы декорации и шоу-программа, то нескольких часов будет явно недостаточно.
Расположение.
Выбор залов для проведения выпускного в Москве очень большой, но в масштабах мегаполиса расстояния до некоторых из них могут составлять десятки километров. Выбирайте площадку так, чтобы добраться до нее было удобно всем гостям. Первый вариант – недалеко от учебного заведения выпускников, второй – зал в центре города, но обязательно рядом с метро. Еще один критерий, который стоит принимать во внимание: красивый городской пейзаж рядом с площадкой. Согласитесь, встретить рассвет на набережной будет гораздо приятнее, чем среди плотной застройки.
Вместительность.
Количество приглашенных – это важный параметр для подбора площадки, но далеко не единственный. Необходимо учитывать программу выпускного вечера: будет это торжественная часть с банкетом, банкет с шоу-программой или просто вечеринка. Для каждого из этих случаев при одинаковом количестве гостей потребуются разные по площади залы. Будет хорошо, если на площадке предусмотрена возможность зонирования, чтобы разместить выпускников отдельно от родителей и педагогов.
Важно понимать, что организация выпускного вечера для небольшой группы и мероприятие на несколько сотен человек будут существенно различаться. Для массовых выпускных вечеров нужно подбирать не просто большой зал, а площадку с опытом проведения подобных масштабных событий.
Детали.
На первом этапе просмотра площадок для выпускного вечера не стоит запрашивать у каждого менеджера договор и персональное предложение по меню. Вы только запутаетесь в объеме информации и деталях. Выберите 3–4 места, которые больше всего вам понравились и максимально соответствуют основным параметрам, и только после этого запрашивайте у них детальную информацию. Кстати, те самые «параметры» (не более 10–12) необходимо обсудить с выпускниками и родителями заблаговременно и обязательно выписать их на отдельный лист.
Конечно же, всем вы не угодите, будьте готовы к тому, что кто-то окажется недоволен, но этот список поможет найти оптимальный вариант. В Москве сотни площадок, но под ваши требования, уверяем, подойдут далеко не все :)

И в заключение. Проведение выпускного в Москве, как и в любом другом городе, требует много сил, времени, терпения, но в то же время это увлекательный процесс создания красивого и незабываемого праздника! Привлекайте к подготовке выпускников – они подарят массу идей или воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий – профессионалы возьмут на себя все хлопоты.

Мы же, Холдинг EventMoskva, ждем вас на своих площадках, где есть все, чтобы ваш выпускной прошел безупречно!

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

Нажимая на кнопку "Отправить заявку", я даю согласие на обработку персональных данных

Карта сайта

Вход в личный кабинет

РЕГИСТРАЦИЯ

Нажимая на кнопку "Регистрация", я даю согласие на обработку персональных данных

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПАРОЛЯ

templink

СМЕНИТЬ ПАРОЛЬ

Вы хотите скачать файл?

Вы хотите

Скачать

Посмотреть